Veranstaltungsverwaltung Lebenshilfe

Die Veranstaltungsverwaltung für die Lebenshilfe NRW ist der zentrale Punkt zur Organisation von Seminaren und Bildungsveranstaltungen. Die Veranstaltungsverwaltung bringt Teilnehmer, Referenten, Tagungsorte und Veranstaltungen an einer Stelle zusammen. Verschiedene Standorte können über Terminal Server gleichzeitig neben internen Mitarbeitern an den Veranstaltungen arbeiten.

Webseiten und Web Services erlauben Online-Buchungen. Rechnungen können über eine Schnittstelle an ein Finanzbuchhaltungssystem übergeben werden. Ein Mailing System erlaubt die einfache und automatisierte Benachrichtigung von Teilnehmern über Mail.

Veranstaltungsübersicht der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Veranstaltungsübersicht

Geschichte

Die Veranstaltungsverwaltung fasste im Jahre 2005 drei bereits existierende Access Datenbank aus verschiedenen Veranstaltungsbereichen zu einer Microsoft Access Client/Server Lösung zusammen. Seitdem wurde die Anwendung kontinuierlich weiterentwickelt und an die sich weiterentwickelnden Anforderungen der Lebenshilfe NRW angepasst.

Für größere Benutzeranzahlen, Datenmengen und Datensicherheit wird mittlerweile ein Microsoft SQL Server als Backend eingesetzt. Die Benutzeroberfläche wurde in den letzten Jahren von einer Microsoft Access auf eine .Net Anwendung umgestellt. Diese bietet neben höherer Performance vor allem sehr viele kompakte Informationen durch Symbole und Daten-Darstellungen.

Architektur

Jede Mehrbenutzeranwendung benötigt einen zentralen Speicherort. Dieses erfüllt eine Microsoft SQL Server 2012 Datenbank für die Veranstaltungsverwaltung. Mit diesem Backend verbinden sich lokale .Net Anwendungen als Frontend. Die gleichen Frontend-Anwendungen werden auch auf Terminal Servern eingesetzt, um die Veranstaltungsverwaltung an mehreren Standorten zur Verfügung zu stellen.

Architektur der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Architektur der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung

Über einen Web Server wird eine Webseite für die Online Anmeldung zu Veranstaltungen bereitgestellt. Der Webserver erlaubt ebenfalls über Web Services den Zugriff auf Veranstaltungen und Anmeldungen. Über diese WebAPI Schnittstellen wird derzeit ein Content Management System angebunden, in dem eine Online-Anmeldung möglich ist.

Eine FiBu-Schnittstelle erlaubt den Export von Rechnungen und Gutschriften in eine Sage Finanzbuchhaltung und Mailings können über eine Schnittstelle zu einem Mail Server, wie z.B. Microsoft Exchange versendet werden.

Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche des .Net-Frondendes ist von Microsoft Office abgeleitet. Mit Menübändern, einer Baumansicht für verschiedene Programmteile und Assistenten verringert sich die Einarbeitungszeit für Mitarbeiter erheblich und verhindert ebenfalls Fehleingaben.

Adressübersicht in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Adressübersicht
Details einer Adresse in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Details einer Adresse

Das .Net-Frontend verwendet in hohem Maße eine Virtualisierung von Daten und Steuerelementen. Daher können selbst 70.000 Adressen mit vielen Detailinformationen schnell als Übersicht angezeigt werden. Ein zweistufiger Filter erlaubt das schnelle Finden von Adressen nach unterschiedlichsten Kriterien.

Die Hauptarbeitsfläche der Veranstaltungsverwaltung sind übersichtliche Detailformulare. Diese sind in vertikale, ausklappbare Blöcke unterteilt, die auf einen Blick alle relevanten Informationen anzeigen.

Über Symbole und Farben werden wichtige Informationen besonders gekennzeichnet.

Rechnungen und Gutschriften

Neben den Veranstaltungen werden mittlerweile auch alle Rechnungs- und Gutschriftenbelege für Veranstaltungen, Teilnehmer und Referenten in der Veranstaltungsverwaltung erstellt.

Rechnung eines Teilnehmers in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Rechnung eines Teilnehmers

Aus den einer Veranstaltung zugeordneten Leistungen mit Preisen wird eine Rechnung automatisch anhand der Teilnehmeradresse und den gebuchten Leistungen erstellt.

Durch eine integrierte Kontenzuordnung und Mehrwertsteuerberechnung für einzelne Leistungen, die gerade bei Veranstaltungen mit Übernachtungen und Verpflegungen für Behinderte recht komplex ist, wird dem Anwender viel Arbeit abgenommen.

Belegungspläne

Belegungspläne erlauben eine zeitliche Übersicht und Auslastungsanzeige für Veranstaltungen. Dazu verwendet die Veranstaltungsverwaltung ein eigenes Gantt-Steuerelement für die Anzeige der Pläne.

Belegungsplan in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Belegungsplan

Das Gantt-Steuerelement stellt Veranstaltungen in einer endlosen Zeitleiste dar und erlaubt die Anzeige beliebiger Zeiträume mit einer Zoom-Funktion. Neben Veranstaltungsorten kann so auch die Belegung von Räumen in einem Tagungshaus angezeigt werden.

Berichte

Bericht in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Berichte

Die Kommunikation mit Teilnehmern und Referenten für Veranstaltungen findet über E-Mail oder Briefe statt. Dazu implementiert die Veranstaltungsverwaltung fast 180 einzelne Anschreiben, Briefe, Rechnungen, Gutschriften, Teilnahmebescheinigungen, Teilnehmerlisten, Verträge, Flyer und Zertifikate als anpassbare Berichte.

Diese Berichte können entweder gedruckt, als PDF mit einer E-Mail versendet oder als Word-Dokument frei bearbeitet werden. Ebenso ist ein Versandt als E-Post Brief möglich.

Auswertungen

Die Planung und Belegung von Veranstaltungen werden durch eine zeitnahe Auswertung von Veranstaltungen unterstützt.

Auswertung in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Auswertungen

Dazu können verschiedene Berichte und Excel-Dateien mittels Assistenten für Veranstaltungshäuser und Zeiträume erstellt werden.

Online-Anmeldungen

Bei einer Online-Anmeldung trägt ein Teilnehmer seine Daten selber in die Veranstaltungsverwaltung ein. Dazu werden alle betreffenden Veranstaltungen auf einer Webseite angezeigt.

Webseite mit Online-Anmeldungen in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Webseite mit Online-Anmeldungen

Über den Link „Anmelden“ kann eine Online-Anmeldung für einen Teilnehmer erstellt werden. Die Anzeige in existierenden Webseiten erfolgt entweder über eine „Reverse Proxy“ Komponente, die die Anmeldewebseite in die existierende Webseite einbaut, oder über eine Anbindung des WebAPIs der Veranstaltungsverwaltung mit einer Programmierung in der bestehenden Webseite.

Nach der Eingabe der Anmeldung wird diese in der Veranstaltungsverwaltung angezeigt und kann hier nach Überprüfung der eingegeben Daten übernommen werden.

Anmeldungen und deren Übernahme in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Anmeldungen und deren Übernahme in der Veranstaltungsverwaltung

Mit der Übernahme werden alle Adressen herausgesucht und gegebenenfalls neu angelegt, und die Buchung für die jeweilige Veranstaltung mit allen Teilnehmern generiert. Dieser Vorgang läuft automatisiert und der Benutzer muss keine Daten mehr für den Teilnehmer erfassen.

FiBu-Export

Rechnungen und Gutschriften können mit allen berechneten Konten und Mehrwertsteuersätzen über eine FiBu-Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung exportiert werden.

FiBu-Schnittstelle und Export in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
FiBu-Schnittstelle und Export

Dieser Buchungsexport in die Sage Finanzbuchhaltung spart einen erheblichen manuellen Buchungsaufwand für Teilnehmerrechnungen.

Mailing-System

E-Mail in der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
E-Mail für das Mailing-System

In der Veranstaltungsverwaltung fließen alle Informationen zu Veranstaltungen zusammen. Daher bietet es sich an, E-Mails aus der Veranstaltungsverwaltung direkt zu versenden. Darüber hinaus sind in der Veranstaltungsverwaltung alle Adressen so genannten „Verteilern“ zugeordnet. Über diese können viele Empfänger in einem Schritt erreicht werden.

Die Veranstaltungsverwaltung beinhaltet eine komfortable E-Mail Funktion, mit der Sie E-Mails an Verteiler versenden können.

Sicherheit

Die Datensicherheit nimmt einen immer größeren Stellenwert ein. Neben den Sicherheitsfunktionen des Microsoft SQL Servers implementiert die Veranstaltungsverwaltung ein rollenbasiertes Sicherheitssystem für Anwender.

Sicherheitssystem der Lebenshilfe Veranstaltungsverwaltung
Sicherheitssystem mit Rollen, Berechtigungen und Benutzern

Hier können Lese- und Schreibberechtigungen einzelnen Rollen zugeordnet werden. Zu jeder Rolle gehören wiederum ein oder mehrere Benutzer der Anwendung. Dadurch müssen die Berechtigungen bei wechselnden Benutzern nur einmal angepasst werden.

Features

  • Leistungsfähige Adressverwaltung
  • Adressverteiler für den Versand von Veranstaltungsprogrammen und E-Mails
  • Mailing-System mit Microsoft Exchange Anbindung
  • Performante Suche von Adressen und Veranstaltungen über Filter
  • Verwaltung von Gutscheinen
  • Seminarerfassung mit Veranstaltungsorten, Teilnehmern, Referenten und Raumbelegungen
  • Verwaltung von Seminaren, Reisen und Fremdbelegungen
  • Mehrere Zeiträume für Veranstaltungen möglich
  • Mehrere Teilnehmer je Buchung möglich
  • Belegungsübersichten als Gantt-Diagramme für Veranstaltungen, Seminarhäuser und Räume
  • Gutschriften, Teilnahmebescheinigungen, Teilnehmerlisten, Referentenverträge, Flyer und Zertifikate
  • Automatische Erstellung von Rechnung an Teilnehmer über Leistungen
  • Preislisten je Seminarhaus und Veranstaltung für Leistungen
  • Klassifikation der Leistungen nach Seminarkosten, Übernachtung, Verpflegung, etc.
  • Automatische Berechnung von Erlöskonten für Leistungen
  • Abrechnung von Fremdbelegungen
  • Auswertung der Anmeldestände, Unterrichtseinheiten und Teilnehmertage
  • Anmeldewebseite und Web Services für CMS Systeme
  • Integration in die Sage Finanzbuchhaltung

Weitere Informationen

Referenzen