Wie führe ich ein LIMS ein?

Ab einer bestimmten Größe stellt sich für jedes Labor die Frage, wie die immer größer werdende Menge an Proben verwaltet, umfangreiche Messergebnisse erfasst, Angebote und Rechnungen nachverfolgt werden können. An diesem Punkt hilft Ihnen ein Labor Informations- und Managementsystem (LIMS) weiter.

Als zentrale Unternehmenssoftware hilft Ihnen Logic Lims bei der Verwaltung und Organisation enorm. Allerdings bedeutet der Einsatz auch eine Änderung und Anpassung von Arbeitsabläufen, so dass die Anschaffung und der Einsatz gut geplant werden will. Die Planung für Ihr Laborsystem sollte wie bei jeder Unternehmenssoftware die Schritte Ist-Analyse, Bedarfsanalyse, Entscheidung für ein System, Umsetzungsplanung und die eigentliche Einführung der Software umfassen.

Wir beraten und unterstützen Sie gerne mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Einführung und den einzelnen Planungsschritten.

Ist-Analyse

In diesem Schritt ermitteln Sie die aktuellen Kennzahlen, Arbeitsschwerpunkte und Schwachstellen im Laborablauf. Dazu gehören die Probennahmen und Probenarten mit ihrer Anzahl, Menge der durchgeführten Analysen, vorhandene Geräte und Messwertexporte. Die Art der Weiterverarbeitung von Daten bis zum Analysebericht und die kaufmännische Abwicklung von Analysen. Über Schnittstellen an bestehenden Messgeräten kann ein LIMS angebunden werden.

Am Ende der Analyse steht eine auf Daten basierende Perspektive, an welchen Stellen ein LIMS weiterhelfen könnte.

Ablauf der Einführung eines Einführung eines Labor Informations- und Management Systems

Bedarfsanalyse

In diesem Schritt werden die Anforderungen an ein LIMS erarbeitet. Dies kann in der Form einer einfachen Anforderungsliste oder auch eines präzisen Pflichtenheftes erfolgen.

Zu jeder Anforderung sollte festgelegt werden, worin das Ziel der Anforderung liegt. Dies ist meist nicht einfach zu fassen, wie z.B. eine schnellere Probenerfassung oder weniger Fehler bei der Rechnungsnachverfolgung. Meist lassen sich jedoch ungefähre Zahlen abschätzen. Dazu gehören zum Beispiel die Probenanzahl pro Tag und Mitarbeiter, der Zeitaufwand für die Übertragung von Messwerten in Excel-Dateien und Prüfberichte, Datenauswertung und die ungefähre Erstellungsdauer für einen Prüfbericht.

Neben dem Ziel für eine Anforderung sollte auch der Zeitrahmen festgelegt werden, in dem die Anforderung umgesetzt werden soll. Hier ist weniger ein präzises Datum, sondern eine Einteilung der Anforderungen in mehrere Phasen wichtig. Neben den absolut notwendigen Punkten können weiterreichende Anforderungen in eine zweite Phase verschoben werden. Darunter fallen zum Beispiel aufwendigere Anbindungen von Messgeräten. Barcodes, Bilddatenbanken und Dokumentenmanagement-Systeme oder auch Änderungen im Qualitätsmanagement erfordern meist auch die Umorganisation von Arbeitsabläufen und können nicht so schnell umgesetzt werden. In die letzte Phase können Anforderungen aufgenommen werden, für die bisher nur grobe Ideen existieren.

Logic Lims erlaubt durch seine Architektur eine besonders einfache und mehrschrittige Einführung des Laborsystems. Durch die Verwendung von Word als Format für Analyseberichte, können alle Analyseverfahren sukzessive je nach ihrer Häufigkeit in die Anwendung überführt werden. Mit dem Einsatz von Standardkomponenten wie Excel, XML für elektronische Laborbücher und dem Microsoft SQL Server können Daten einfach importiert und Analysegeräte über Schnittstellen angeschlossen werden.

Entscheidung

Letztendlich ergibt sich die Entscheidung für ein oder mehrere Systeme aus den Faktoren Leistungsfähigkeit, Anschaffungs- und Betriebskosten für Hard- und Software, sowie zur Verfügung stehender Zeit für eine Anbietersuche. Zur Leistungsfähigkeit eines Systems gehören neben den aktuell vorhandenen Funktionen auch die leichte Erweiterbarkeit und die Verwendung von Standardkomponenten, wie gängige Datenbanksysteme, bekannte Dateiformate und die Verzahnung mit Standardsoftware.

Je nach Bedarf kann das System ein klassisches LIMS oder auch ein elektronisches Laborbuch (ELN) Software, ein Chromatographiedatensystem (CDS) oder ein Lab Execution System (LES) sein. Ebenso ist eine individuelle Softwarelösung, die ganz auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist, möglich. Darüber hinaus sind Mischformen zwischen verschiedenen Anwendungen möglich und ein Customizing von bestehenden LIMS Anwendungen passt ein System besser an Ihr Labor an.

Logic Lims bietet Ihnen in diesem Zusammenhang ein Baukastensystem, in dem Sie bestimmen, welche Prozesse und Funktionen elektronisch unterstützt werden. Sie können nur die LIMS Kernfunktionen verwenden oder auch eine Bibliothek an elektronischen Laborbüchern aufbauen. Binden Sie je nach Bedarf ihre HPLC und GC-MS Systeme ein oder verzahnen Sie kontinuierliche Messungen direkt mit dem LIMS. Durch die Verwendung von robusten Standard-Komponenten, wie dem Microsoft SQL-Server und Microsoft Word und Office können bereits bestehende Lösungen einfach integriert und individuelle Funktionen mit wenig Aufwand umgesetzt werden.

Umsetzungsplanung

Wenn die Entscheidung für ein System getroffen wurde, kann die Umsetzung geplant werden. Neben der Lieferung und der Installation von Hard- und Software müssen Stammdaten vorher ermittelt werden. Dazu gehören zum Beispiel Adressen, Analysen & Prüfverfahren, usw. Diese Daten können entweder unstrukturiert oder in einem Alt-System vorliegen.

Darüber hinaus muss das Dokumentenlayout für Analyseberichte, Angebote und Rechnungen festgelegt werden. Schnittstellen für die Datenübernahme aus Messgeräten müssen erstellt oder zumindest konfiguriert werden. Die Weiterverarbeitung der Messdaten bis zum Analysebericht muss festgelegt werden. Zum Schluss müssen Mitarbeiter Zeit für eine Schulung haben und entsprechend eingeteilt werden.

Bei der Planung der Umsetzung wird festgelegt, ob Sie selbst Daten übertragen oder wir die Datenübernahme für Sie übernehmen. Dies bestimmt maßgeblich die Einführungskosten des LIMS.

Für viele Punkte der Umsetzungsplanung ist ein Test- oder zumindest ein Rumpfsystem des LIMS notwendig, damit Datenimporte und Exporte getestet werden können. Hier unterstützen wir Sie mit Testumgebungen des Logic Lims und Beratung zur Datentransformation. Am Ende der Umsetzungsplanung steht ein präziser Zeitplan wer wann was zu tun hat.

Einführung

Bei der Einführung eines LIMS sollte ein interner Ansprechpartner bestimmt werden, der alle Fragen und Probleme bezüglich des Lims bündelt. So lassen sich viele doppelte Anfragen verhindern und es hat immer jemand den Überblick über den aktuellen Stand der Einführung. Wir unterstützen Sie hierbei gerne bei der Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter zur LIMS-Fachkraft, damit Sie die meisten Fragen bereits intern klären können.

Meist bietet sich bei der Einführung ein Testbetrieb des Systems an, in dem Funktionen ausprobiert und noch angepasst werden können. Da dies meist eine parallele Datenerfassung erfordert, sollte die Testphase möglichst kurzgehalten werden, um Mitarbeiter nicht zu sehr zu belasten. Wenn möglich sollte die Einführung mit Testbetrieb auch in mehrere Teilabschnitte der Anwendung aufgeteilt werden. So können zum Beispiel betriebswirtschaftliche Aufgaben unabhängig von Analyseberichten eingeführt werden.

Nach einem erfolgreichen Testbetrieb werden die getesteten Funktionen abgenommen und mögliche Erweiterungen dokumentiert. Im Anschluss erfolgt der Produktivstart des Labor Informations- und Management Systems.

Betreuung

Neben Service-Verträgen für die eingesetzte Hardware, IT- und Netzwerksupport ist die Betreuung eines LIMS-Systems sinnvoll. Darunter fällt ein telefonischer Service für Fragen zur Software, Fehlerbeseitigungen und Erweiterungen.

Ein LIMS ist wie jede zentrale Unternehmensanwendung eng an Abläufe des Unternehmens gekoppelt. Bei jeder Änderung oder Ausdehnung des Geschäftsbereiches ergeben sich neue Anforderungen, die für eine Erweiterung des Laborsystems sprechen. Damit wiederholt sich der Kreislauf aus Ist-Analyse der geänderten Rahmenbedingungen, Bedarfsanalyse, Entscheidung über die Umsetzung, Planung der Umsetzung und Einführung von Erweiterungen.

Ein gutes LIMS reagiert mit einem agilen Prozess auf die ständigen Herausforderungen an Labore und entwickelt sich mit dem Labor weiter.

Als IT-Beratungsunternehmen und langjähriger Spezialist für LIMS Systeme beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines LIMS. Neben der Erstellung einer Ist- und Bedarfsanalyse unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzungsplanung, Projektleitung und Einführung eines LIMS.

Darüber hinaus verfügen wir als Unternehmensberatung über langjährige Erfahrung bei der Nutzung von Förderungen und helfen Ihnen gerne bei der Beantragung von Fördermitteln zur Digitalisierung.

Mit unserem Logic Lims verfügen wir über eine starke und flexible Plattform als Labor Informations- und Management System, die wir Ihnen gerne persönlich in einer Präsentation vorstellen würden. Sprechen Sie uns für einen Termin per Mail oder telefonisch an.

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